Delegowanie zadań we współpracy z wirtualną asystentką – 15 zadań, które możesz zlecić, aby zwiększyć efektywność w biznesie

Delegowanie zadań wirtualnej asystentce stało się popularnym rozwiązaniem dla osób, które chcą skutecznie zarządzać swoim czasem oraz zwiększyć swoją produktywność. Wirtualna asystentka to osoba, której zadaniem jest wykonywanie różnorodnych zadań, takich jak odpowiadanie na e-maile, umawianie spotkań czy prowadzenie social mediów, w imieniu swojego klienta.

Dzięki temu, osoba wynajmująca wirtualnego asystenta, może skoncentrować się na swoich głównych obowiązkach i zająć się np. rozwojem firmy lub znalezieniem nowych klientów. Współpraca z wirtualną asystentką to rozwiązanie również dla osób, które prowadzą biznes z domu lub na etacie i nie stać ich na zatrudnienie stałego pracownika. 

Czego dowiesz się z tego artykułu?

– Jak przygotować się do delegowania zadań? Czy warto delegować?

– Jak przełamać opór przed delegowaniem obowiązków wirtualnej asystentce?

– Współpraca z wirtualną asystentką – testowe pierwsze zadanie

– Gdzie szukać Wirtualnych asystentek?

– Jak przełamać opór przed delegowaniem obowiązków wirtualnej asystentce?

– Współpraca z wirtualną asystentką – testowe pierwsze zadanie

– Gdzie szukać Wirtualnych asystentek?

Jak przygotować się do delegowania zadań? Czy warto delegować?

Delegowanie i planowanie zadań wirtualnej asystentce z pewnością przyczyni się do usprawnienia pracy oraz oszczędzi nam czas. Warto jednak dokładnie przygotować się do tego, aby delegowanie zadań przebiegło sprawnie i bezproblemowo. Przede wszystkim musimy jasno określić, jakie zadania chcemy powierzyć asystentce oraz jakie cele musi ona osiągnąć. 

Następnie musisz przedstawić swoje wymagania dotyczące jakości wykonanej pracy, terminów oraz dostępności asystentki. Pomyśl też nad ustaleniem odpowiedniego kanału komunikacji, czyli  – jakie kanały kontaktowe (np. mail, chat czy spotkania wideo) wykorzystamy oraz ile czasu asystentka ma na odpowiedź. Ważne jest również, aby zapewnić jej narzędzia umożliwiające efektywną współpracę, czy platformę do zadań (np. Asanę). Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu oraz jasno przedstawionym wymaganiom, delegowanie zadań wirtualnej asystentce będzie o wiele prostsze.

Jak przełamać opór przed delegowaniem obowiązków wirtualnej asystentce?

Delegowanie zadań wirtualnej asystentce może być wyzwaniem dla niektórych ludzi. Może to wynikać z oporu przed zmianą sposobu pracy lub z braku zaufania do tej formy wsparcia.

Aby przełamać ten opór, zacznij od prostych, powtarzających się zadań, które można powierzyć. Warto dostarczyć jasne wytyczne i wskazówki, aby uniknąć nieporozumień. Stopniowo możesz delegować coraz bardziej skomplikowane zadania. 

Współpraca z wirtualną asystentką – testowe pierwsze zadanie

Aby stworzyć pierwsze testowe zadanie dla wirtualnej asystentki, należy skupić się na kilku istotnych kwestiach. Przede wszystkim określ, jakie zadania będzie wykonywać dla Ciebie wirtualna asystentka i jakie są jej umiejętności. Następnie warto opracować prosty scenariusz interakcji, który uwzględni typowe zadania, jakie mogą pojawić się w pracy asystenta. 

Na tej podstawie, możesz oddelegować zdalne wykonanie zadania, które będzie pomocne dla Twojego biznesu, a jednocześnie, wykonywane przez wirtualną asystentkę w ramach kompetencji. Jeśli zastanawiasz się, jakie zadania będą najlepsze na samym początku, skorzystaj z poniższych przykładów:

1. Zaproponuj asystentce, aby przygotowała i zaplanowała harmonogram spotkań dla Twojego zespołu w ciągu następnych dwóch tygodni. Poproś o to, aby skoordynowała spotkania z różnymi osobami i umieściła je w Twoim kalendarzu.
   
2. Poproś o przygotowanie raportu dotyczącego Twoich wydatków w ostatnim miesiącu. Niech zbierze wszystkie faktury, rachunki i dowody zakupów, a następnie stworzyła zestawienie tych wydatków w przejrzystej tabeli.
   
3. Poproś o przygotowanie listy konferencji branżowych, które mogłyby Cię zainteresować w ciągu najbliższego roku. Nie znajdą się tam informacje na temat dat, miejsc, tematów i kosztów uczestnictwa.
   
4. Poproś o przygotowanie notatek z ważnego spotkania, na którym byłeś. Niech zbierze wszystkie istotne informacje i uwagi, a następnie stworzy przejrzyste i zwięzłe streszczenie spotkania.
   

Gdzie szukać Wirtualnych asystentek?

Jeśli chcesz oddelegować część swoich obowiązków i zwiększać efektywność w Twojej firmie, warto poszukać asystentki w sprawdzonych miejscach. Na pewno jednym z takich miejsce będą grupy na Facebooku. Znajdziesz tam wiele osób, które zajmują się tym zawodem. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę „wirtualne asystentki” lub „wirtualna asysta”, aby znaleźć odpowiednie grupy.

Kolejnym miejscem jest oczywiście wyszukiwarka Google. Podobnie jak w powyższym przykładzie, wpisując te same frazy, otrzymasz dostęp do stron osób, które promują swój biznes.

Ostatnim miejscem, które Ci polecam, to dodanie ogłoszenia w popularnych serwisach np. Olx czy RocketJobs. Możesz stworzyć tam swoje ogłoszenie i zyskać wiele podań o pracę.

Pamiętaj, doba ma tylko 24h więc warto skorzystać z podanych opcji i nie szukać rozwiązania samemu.

Ile kosztuje współpraca z wirtualną asystentką?

Powołując się na dane z internetu, koszt takiej usługi zależy od wielu czynników, takich jak ilość godzin pracy, zakres obowiązków, poziom doświadczenia asystentki oraz lokalizacja.

Średni koszt współpracy z wirtualną asystentką wynosi od 30 do nawet 100 złotych za godzinę w Polsce. Te stawki, mogą się różnić w zależności od marki danej osoby oraz jej kompetencji (np. jeśli będzie zajmować się marketingiem, tworzeniem stron czy pisaniem artykułów).

Jakie rzeczy możesz oddelegować wirtualnej asystentce?

Poniżej znajdziesz listę rzeczy, które możesz zapisać:

1. Zarządzanie korespondencją e-mail i skrzynką odbiorczą – jeśli nie chcesz dawać dostępu do swojej głównej skrzynki, możesz stworzyć dodatkową pocztę np. z imieniem asystentki.
2. Planowanie harmonogramu i umawianie spotkań – aby mieć wszystko zaplanowane w kalendarzu bez ciągłego przypominania sobie o spotkaniach.
3. Obsługa rezerwacji podróży i zakwaterowania – dzięki temu, nie musisz poświęcać czasu na szukanie noclegów czy biletów.
4. Zarządzanie bazą danych klientów – taka baza może Ci pomóc np. w określeniu tego, który z Twoich klientów, wydaje najwięcej.
5. Przygotowywanie raportów i prezentacji, które możesz przedstawić w firmie lub na spotkaniach biznesowych.
6. Analiza danych i badanie rynku, aby wyciągnąć najlepsze dane na temat konkurencji, rynku czy całej branży.
7. Zarządzanie kontami w mediach społecznościowych.
8. Przygotowywanie list mailingowych – takie listy pozwalają Ci docierać do Twoich klientów i uniezależniają od reklamodawców (np. Facebooka).
9. Kontrola wydatków i przygotowywanie rozliczeń, co pozwala lepiej zarządzać budżetem firmowym.
10. Przygotowywanie umów i dokumentów.
11. Tłumaczenie i redagowanie tekstów.
12. Wyszukiwanie informacji i kontaktów biznesowych, aby docierać do potencjalnych klientów i wspólników.
13. Zarządzanie harmonogramem zadań i projektów, dzięki któremu będziesz mieć wszystko pod kontrolą.
14. Przygotowywanie i wysyłanie newsletterów, aby przekazywać wartościową treść dla swoich odbiorców.
15. Zarządzanie harmonogramem publikacji na blogu lub stronie internetowej.

Podczas współpracy z wirtualną asystentką jest jeszcze jedna ważna rzecz, o której warto pamiętać. Ważne jest, aby z każdego zadania, które dla Ciebie wykona, przygotowała procedury – najlepiej krok po kroku.

Czym dokładniej są takie procedury? To konkretne czynności, które wykonuje wirtualna asystentka podczas wykonywania zleconego zadania. Niezwykle ważne jest, aby takie procedury zostały stworzone, ponieważ kiedy będziesz chciał wydelegować pracę na inną osobę, dokładnie będzie wiedziała, co musi zrobić, aby osiągnąć te same rezultaty.

Tworzenie procedur, nigdy nie jest przyjemne dla przedsiębiorcy, dlatego polecam Ci delegować tę czynność, właśnie na wirtualną asystentkę.

Czy każda firma i w każdej branży może skorzystać z wirtualnej asysty?

Każda firma, niezależnie od branży, może skorzystać z pomocy wirtualnej asystentki. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują możliwość odciążenia się od codziennych, rutynowych obowiązków. Wirtualna asystentka może pomóc w powyższych czynnościach, jak i bardziej niestandardowych zadaniach. Przekazywanie tych obowiązków w ręce profesjonalistów pozwala skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, a jednocześnie oszczędzić czas i koszty związane z zatrudnianiem dodatkowych pracowników.

Czy warto delegować zadania?

Jak możesz wnioskować z tego artykułu, jestem dużym zwolennikiem delegowania zadań i uważam, że na odpowiednim etapie biznesu, każdy powinien się nad tym zastanowić. Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne w pracy zdalnej, a jego wdrożenie nie wymaga zbyt dużego wysiłku.

Skuteczne delegowanie zadań pozwala zmniejszyć liczbę rzeczy do zrobienia, zadbać o work-life balance czy odzyskiwać czas dla siebie i swoich bliskich. 

Bezpłatna konsultacja biznesowa

Jeśli chcesz w najbliższym czasie, podnieść sprzedaż w swojej firmie, zaplanować procedury czy poprawić organizację swoich zadań i potrzebujesz przy tym fachowego wsparcia -umów bezpłatną rozmowę telefoniczną..

Porozmawiamy o Twoich wyzwaniach i sprawdzimy, czy mogę Ci pomóc je pokonać.